Property Management

Gestion locative

La gestion locative s’inscrit dans nos missions de property management, elle permet d’assurer la relation entre le bailleur et les preneurs en s’assurant du respect des conditions stipulées dans les baux.

Nos collaborateurs Terranae se chargent de :

  • Analyse des baux
  • Recouvrement des loyers et charges
  • Gestion complète de la relation avec les preneurs
  • Quittancement des loyers et charges
  • Prévisions et redditions des charges locataires
  • Reporting

RELATIONS AVEC LES PRENEURS

  • Relation étroite de suivi avec les preneurs 
  • Suivi et contrôle de la bonne exécution par les preneurs de toutes les conditions du bail
  • Analyse des baux et des évolutions de ces derniers 

RECOUVREMENT DES LOYERS ET CHARGES

  • Encaissements des loyers sur un compte dédié, ouvert au nom du propriétaire et délégué au mandataire
  • Suivi des impayés et du contentieux
  • Recouvrement des sommes au titre des impayés et contentieux

QUITTANCEMENT DES LOYERS ET CHARGES

  • Établissement et envoi du quittancement aux locataires des sommes dues au titre du bail
  • Refacturation auprès des preneurs des impôts et charges refacturables conformément aux stipulations du bail
  • Calcul et facturation des loyers variables contractuellement définis dans les baux
  • Révision annuelle des loyers et dépôts de garantie selon les clauses du bail
  • Tenue de la comptabilité du bailleur

PRÉVISIONS ET REDDITIONS DE CHARGES LOCATAIRES

 

  • Établissement des redditions de charges dues par les preneurs
  • Edition des soldes de tout compte pour les preneurs sortants

Gestion immobilière

La gestion comptable et immobilière s’inscrit également dans le cadre de nos missions de property management. Elle permet d’assurer le suivi financier et administratif de votre patrimoine immobilier.

Nos collaborateurs Terranae se chargent de :

  • Syndic de copropriété, gestion des AFUL / ASL, gestion en monopropriété
  • Suivi des contentieux
  • Gestion des contrats, devis et marchés
  • Élaboration et pilotage des budgets d’exploitation
  • Représentation du propriétaire (actes civils et justice)
  • Gestion comptable et règlements fournisseurs
Tenue d’Assemblées Générales de Copropriété / d’AFUL : présentation du budget annuel pour la validation du budget selon la nomenclature du CNCC et approbation des comptes dans les 6 mois à compter de la fin de l’exercice

 

  • Rédaction et diffusion des procès-verbaux
  • Coordination et surveillance, par les services techniques du gestionnaire, des entreprises chargées des travaux d’entretien courant et de maintenance de l’immeuble
  • Perception, au nom et pour le compte du Propriétaire, de tous règlements, cautionnements, provisions, avances et soldes sur travaux, et plus généralement tous biens, sommes et valeurs dont la perception est la conséquence de l’administration des biens d’autrui
  • Élaboration du budget annuel (format CNCC) pour faire face aux dépenses de fonctionnement courant, de maintenance et d’administration des parties communes et d’un projet de dépenses pour les travaux hors budget
  • Tenue de la comptabilité du budget de fonctionnement
  • Recouvrement (y compris les contentieux)
  • Établissement d’une attestation annuelle de TVA en vue de sa récupération par le propriétaire
  • Préparation, analyse et diffusion des conditions essentielles des contrats, devis et marchés
  • Représentation du propriétaire dans tous les actes civils et en justice
  • Suivi des contentieux
  • Réalisation de toutes opérations postales, téléphoniques, décharges, quittances, registres et documents se rapportant à la gestion de l’immeuble. Paiement des factures courantes, signature des chèques et gestion au nom et pour le compte du propriétaire de toutes les opérations de dépôts et retraits à tous comptes ouverts auprès d’un établissement financier, dans le cadre du fonctionnement de l’Immeuble
  • Élaboration du plan des travaux à 5 ans par niveau de priorité
  • Réception des factures et transmission de celles-ci avec mention de « Bon à payer » à la comptabilité propriétaire
  • Élaboration annuelle d’un bilan et compte de résultat avec ses annexes (état des créances, des dettes, situation de trésorerie, etc..)

Exploitation

L’exploitation de nos actifs en gestion font partie des missions de property management.

Nos collaborateurs Terranae se chargent de :

  • La direction des sites : centres commerciaux et retail parks
  • Négociation et souscription : marchés travaux, contrats fournitures, prestations de services
  • Consultation, sélection et pilotage des entreprises
  • Mise en conformité et application des réglementations en vigueur
  • Définition et mise en œuvre du plan marketing
  • Accompagnement sur la RSE et mise en place des stratégies environnementales
  • Valorisation des emplacements éphémères
  • Analyse des performances de l’actif et proposition d’actions
GESTION DES PARTIES COMMUNES ET DES EQUIPEMENTS COMMUNS

 

  • Établissement et mise à jour du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, du diagnostic technique
  • Élaboration des dossiers d’appels d’offres, études comparatives, devis et commandes
  • Contrôle de toute occupation des parties communes au titre des occupations précaires ou animations, dans le respect des dispositions du règlement intérieur
  • Négociation et souscription, après accord du Propriétaire, des marchés de travaux et contrats de fournitures et de prestations de services
  • États des lieux d’entrée et de sortie des preneurs
  • Communication et animation des Centres Commerciaux et Retail Park
VEILLE REGLEMENTAIRE ET NORMATIVE

 

  • Mise en conformité de l’immeuble à toute réglementation en vigueur, notamment pour la sécurité des personnes et des biens
  • Mise aux normes de l‘immeuble en termes d’hygiène, sécurité, environnement et d’ICPE, suite à l’évolution de la législation, de la réglementation et des techniques en vigueur
  • Information sans délai du Propriétaire de toute évolution de la réglementation imposant la réalisation sur l’immeuble de travaux, d’études, d’audits, de diagnostics ou autres par le Propriétaire
  • Alerte sans délai du Propriétaire en cas d’identification d’un risque, présenter un plan d’actions chiffré et prendre toutes les mesures appropriées afin d’en empêcher la survenance
  • Veille du respect des obligations contractuelles et réglementaires par les locataires notamment pour la sécurité incendie et pour les vérifications réglementaires